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¿Guardar los documentos de la empresa?

Cualquier empresario es consciente de la cantidad increíble de papeles que se generan en una empresa. Facturas, albaranes, nóminas, contratos, etc.

Por supuesto, gracias al avance de la tecnología, la mayoría de estos documentos solo ocuparán una carpeta en el escritorio de nuestro ordenador. Pero, hay algunos que vienen en formato físico y que igual que los anteriores, hemos de guardar.

[pullquote align=”right” cite=”” link=”” color=”” class=”” size=””] Hay algunos documentos que vienen en formato físico y que hemos de guardar. [/pullquote]

Ni que decir cabe que la mejor solución es almacenar esa gran cantidad de material en un trastero alejado de nuestro día a día ya que  nos permitirá tener la oficina limpia y despejada, teniendo cerca de nosotros tan solo los documentos necesarios.

Pero, ¿cuánto tiempo hemos de guardar los documentos de la empresa?

Lo dividiremos por tiempos, ya que hay algunos que han de permanecer con nosotros tan solo un par de años y otros, el resto de la vida.

Documentos que hemos de conservar siempre

Son los documentos que hemos de guardar durante toda la vida de la empresa y estos son:

  • Documentos notariales.
  • Altas y modificaciones de censo.
  • Actas de inspección.
  • Libros de visitas de la Seguridad Social.

Documentos que hemos de conservar por un tiempo determinado

En este caso hablamos de todo aquello que tiene un tiempo de reclamación y/o justificación, como es el caso de las facturas, pago de impuestos, etc.

Periodo de 4 años:

La prescripción de los impuestos. Es decir facturas y todo lo que tenga que ver con la documentación mercantil, como libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su propio negocio. Esto es según hacienda, claro.

Según el Código de Comercio, deberíamos guardarlos por un periodo de 6 años.

Mister Traster- Guardar documentos de la empresa- Destruir documentación

Prescripción de los impuestos

Es computable desde el momento en el que fueron exigibles es decir, si en julio de 2015 presento el impuesto de sociedades correspondiente a 2014, la fecha de prescripción sera julio de 2019.

Es decir, comienza a contar los 4 años a partir del momento en el que fueron presentados. Hasta entonces no se podrá destruir ningún papel que tenga relación a dicho ejercicio y su justificación.

Como decíamos antes, esto genera una incómoda cantidad de papel que es mejor no tener cerca, pero si a buen recaudo.

Para eso está Mister Traster. Porque tenemos diversos tamaños de almacenamiento, porque estarán a buen recaudo, porque podrás acceder a ellos cuando lo crees oportuno y porque tu oficina estará libre y despejada, por todo esto y mucho más estamos a tu servicio. 

 

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