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Cómo y qué documentos guardar. Trasteros para empresas

Hoy en día, para algunas empresas, la presencialidad puede incluso suponer un hándicap a la hora de adquirir talento. Si eres capaz de establecer unos objetivos de trabajo razonables, y has hecho una buena selección de empleados puedes optar por tener trabajadores descentralizados.

Este reciente cambio nos ha dejado un rastro de pequeñas empresas que al final están manteniendo oficinas vacías. Ante este escenario lo mejor es optar por prescindir del local. Puedes hacerlo si cuentas con un pequeño espacio donde archivar los pocos documentos que se deben conservar en papel. En este sentido, lo mejor es optar por un trastero. Por eso en el artículo te decimos cómo guardar documentos y cuáles debes guardar.

Cómo elegir el espacio ideal para guardar tus documentos

Lo mejor es optar por un espacio libre de humedades y plagas, limpio, vigilado, accesible. Además, debe contar con un seguro por si se diera algún accidente, ya que vas a guardar documentación importante.

Otro punto para tener en cuenta si vas a prescindir de tus oficinas es que necesitarás un espacio donde realizar reuniones de vez en cuando o entrevistas con clientes/empleados. Un espacio coworking te brinda esta posibilidad.

Si además tu empresa no es de servicios, necesitaras espacio de almacenaje donde guardar lo que vayas a comercializar. También medios y zonas que faciliten la carga/descarga de materiales.

Que documentos se deben guardar y durante cuánto tiempo

Si tu empresa está eficientemente digitalizada tendrás pocos documentos físicos (escrituras y poco más). Pero quizás esta digitalización no se ha llevado a cabo en tan poco tiempo y aún conservas documentación tal como: libros, facturas, contratos, pedidos… en este caso, veamos durante cuánto tiempo debes guardarlos.

  • Documentación contable y mercantil: 6 años (desde la fecha del último asiento)
  • Fiscal (impuestos, liquidaciones de deudas): 4 años (desde la finalización del plazo de presentación)
  • Fiscal (comprobación de bases compensadas o pendientes de compensar): 10 años
  • Laboral (contratos, bajas, justificantes de pago, contratos y registros de jornada laboral): 3 años
  • Seguridad social (infracciones): 4 años
  • Prevención de riesgos (infracciones): 5 años
  • Delitos Hacienda pública/Seguridad social: 10 años

Estos son los plazos que establece la ley. Durante estos periodos debes tener estos documentos disponibles por si te fueran exigidos.

Cómo archivar la documentación importante

Una vez elegido un espacio seguro para tu documentación puedes proceder a su archivo.

  1. En el mercado encontrarás muchos tipos de cajas destinadas a este uso. Te recomendamos las de cartón para archivo definitivo.
  2. Separa los documentos de empresa: escrituras, registros etc. Estos deben ir separados del resto y estar en un lugar muy accesible y seguro (debes poder acceder a ellos en cualquier momento) Según que documentación es preferible guardarla en casa.
  3. Después por años y luego por meses. Archiva de más antiguo a más nuevo. Que en el frontal de la caja encuentres la documentación más reciente.
  4. Señaliza bien cada caja indicando en grande el año y en más pequeño el periodo que contiene.
  5. Lleva un registro de todo lo guardado con su ubicación que te facilite encontrar documentos con facilidad.

Mister Traster. Contamos con el espacio ideal para ubicar tu empresa Virtual

En Mister Traster dotados de cámaras de vigilancia, espacios coworking, zonas y medidas que facilitan la carga/descarga, control de plagas, seguro etc… Esto hace de nuestros centros el espacio ideal para ubicar tu empresa virtual.

Ven a vernos. Te mostraremos cual es la mejor solución en tu caso.

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